Alles, was du für die IHK-Prüfung wirklich wissen musst
Welche kaufmännischen Themen muss ich eigentlich für die IT-Abschlussprüfung drauf haben? Diese Frage stellen sich viele Azubis – und spätestens ein paar Wochen vor der Prüfung wird sie ziemlich dringend.
In diesem Beitrag bekommst du einen kompakten Überblick über die absoluten Kern-Themen der kaufmännischen Prüfungsaufgaben für IT-Berufe: Projektmanagement, Machbarkeits- und Umfeldanalyse, Projekt-Vokabular, Risikoanalyse, Netzplantechnik sowie Bedarfsanalyse und den Angebotsprozess. Keine langen Füller, keine Theorieschlachten – nur das, was in der Prüfung wirklich zählt.
Bevor wir in die einzelnen Themen einsteigen, kurz zur Orientierung: Jede IHK-Prüfung startet mit einer fiktiven Ausgangssituation und einem erfundenen Unternehmen. Oft geht es um IT-Dienstleister – z. B. eine „AMAG Soft GmbH“, die Software für die Gastronomiebranche entwickelt oder an der digitalen Transformation im Gesundheitswesen mitarbeitet.
Die IHK-Prüfung: Wie ist sie aufgebaut?
| ⚠️ Wichtig für die Prüfung: Alle Aufgaben – ob zur Machbarkeits- oder Risikoanalyse – müssen im Kontext dieser Ausgangssituation beantwortet werden. Beziehe dich immer auf das beschriebene Unternehmen und seine Rahmenbedingungen. |
1. Projektmanagement: Klassisch vs. Agil
Ein absoluter Dauerbrenner in den Prüfungen ist die Entscheidung für das richtige Vorgehensmodell. Die IHK fragt fast immer: Welches Modell passt zur beschriebenen Ausgangssituation – und warum?
Das Wasserfallmodell (Klassisch)
Beim klassischen Ansatz werden klar definierte Phasen – Analyse, Design, Implementierung, Test – strikt nacheinander abgearbeitet. Die wichtigsten Merkmale:
- Sequentielles Vorgehen: Eine neue Phase beginnt erst, wenn die vorherige vollständig abgeschlossen ist
- Starre Projektplanung: Änderungen im späteren Projektverlauf sind schwierig und teuer
- Gut geeignet: für Projekte mit klar definierten und stabilen Anforderungen
Agile Vorgehensmodelle (z. B. Scrum)
Agile Ansätze setzen auf ein iteratives und inkrementelles Vorgehen. Ihr arbeitet in kurzen Etappen, den sogenannten Sprints. Die wichtigsten Merkmale:
- Hohe Flexibilität: Anforderungen können während der Entwicklung angepasst werden
- Regelmäßige Feedback-Zyklen: Der Kunde ist ständig eingebunden
- Nachteil: Hoher Meeting-Aufwand – Daily Stand-ups, Sprint Reviews, Retrospektiven kosten Zeit
- Gut geeignet: für Projekte mit sich ändernden oder noch unklaren Anforderungen
| ✅ Wasserfallmodell wählen, wenn… • Anforderungen klar und stabil sind • Kunde wenig in den Prozess eingebunden sein möchte • Festes Budget und fester Zeitplan vorgegeben sind • Dokumentation sehr wichtig ist (z. B. Behörden) | ✅ Agil (Scrum) wählen, wenn… • Anforderungen sich noch entwickeln • Schnelle Ergebnisse und Feedback-Zyklen gewünscht sind • Das Team selbstorganisiert arbeiten kann • Flexibilität wichtiger ist als starre Planung |
2. Machbarkeits- und Umfeldanalyse
Bevor ein Projekt startet, verlangt die IHK oft eine Analyse der Rahmenbedingungen. Zwei Analysen sind dabei besonders prüfungsrelevant:
Die Machbarkeitsanalyse
Hier prüfst du anhand konkreter Kriterien, ob ein Projekt überhaupt realisierbar ist. Typische Dimensionen der Machbarkeit:
- Technische Machbarkeit: Ist die notwendige Infrastruktur vorhanden? Gibt es geeignete Technologien?
- Wirtschaftliche Machbarkeit: Rechtfertigen die erwarteten Vorteile den Aufwand? Wie ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis?
- Zeitliche Machbarkeit: Kann das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen umgesetzt werden?
- Rechtliche Machbarkeit: Gibt es datenschutzrechtliche oder lizenzrechtliche Hürden?
Die Umfeldanalyse
Hierbei beleuchtest du das Projektumfeld, also alle Faktoren, die das Projekt von außen beeinflussen können:
- Technisches Umfeld: Welche Infrastruktur existiert bereits? Welche Schnittstellen müssen berücksichtigt werden?
- Rechtliches Umfeld: Datenschutz (DSGVO), Softwarelizenzen, Compliance-Anforderungen
- Soziales Umfeld: Wie sind die Mitarbeiter betroffen? Gibt es Widerstände gegen Veränderungen?
- Wirtschaftliches Umfeld: Marktbedingungen, Wettbewerbssituation, Budget-Rahmenbedingungen
3. Das Projekt-Vokabular: 4 Begriffe, die du kennen musst
Die IHK kann jederzeit Definitionen oder Anwendungsbeispiele verlangen. Diese vier Begriffe tauchen besonders häufig auf:
| Stakeholder Personen oder Gruppen, die direkt oder indirekt vom Projekt betroffen sind, darauf Einfluss nehmen oder davon beeinflusst werden. Beispiel: Der Klinik-Vorstand erwartet, dass das Projekt im Budget und pünktlich geliefert wird – seine größte Befürchtung ist Verzug und Mehrkosten. |
| Meilenstein Ein definierter Punkt im Projektplan, der genutzt wird, um den Fortschritt zu überwachen und zu bewerten, ob das Projekt noch auf Kurs ist. Meilensteine haben kein Zeitfenster – sie markieren einen konkreten Zeitpunkt. |
| Change Request Management Ein strukturierter Prozess, um Änderungsawünsche während des Projekts zu bewerten, zu genehmigen und nachvollziehbar umzusetzen. Ohne diesen Prozess entstehen unkontrollierte Scope-Änderungen, die Zeit und Budget sprengen. |
| Lessons Learned Die gesammelten Erkenntnisse am Ende eines Projekts: Was lief gut und kann wiederholt werden? Welche Fehler sollen beim nächsten Mal vermieden werden? Lessons Learned sind die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung. |
4. Risikoanalyse
Die IHK will wissen, ob du mit Risiken im Projekt richtig umgehen kannst. Das Prinzip ist immer gleich: Risiko identifizieren – Auswirkung beschreiben – Gegenmaßnahme nennen.
| Risiko | Auswirkung | Gegenmaßnahme |
| Kunde ändert Anforderungen | Zeitverzug, Budgetsprengen, Fehlentwicklungen | Agile Methoden (Scrum) oder striktes Change-Request-Verfahren einführen |
| Unzureichende Kommunikation | Missverständnisse, falsche Priorisierung, Frustration im Team | Feste Dailys, wöchentliche Statusmeetings, zentrales Projektmanagement-Tool |
| Ausfall eines Schlüsselmitarbeiters | Know-how-Verlust, Projektstillstand | Wissenstransfer dokumentieren, Vertretungsregelungen treffen |
| Technische Abhängigkeiten (externe APIs) | Integration scheitert, Projektziele nicht erreichbar | Technische Machbarkeitsstudie vorab, Fallback-Lösungen einplanen |
5. Netzplantechnik
Die Netzplantechnik ist ein klassisches Rechenthema in der IHK-Prüfung. Wer hier die Grundbegriffe kennt und die Rechenschritte beherrscht, holt sich zuvverlässig Punkte.
Was ist ein Netzplan?
Ein Netzplan ist ein grafisches Werkzeug zur Visualisierung und Steuerung von Projektabläufen. Er zeigt alle Vorgänge (Aufgaben) eines Projekts, deren Abhängigkeiten und die zeitliche Reihenfolge.
Die wichtigsten Begriffe
- Vorgang: Eine abgeschlossene Projektaufgabe mit definierter Dauer (z. B. „Datenbankdesign: 3 Tage“)
- Frühester Anfangszeitpunkt (FAZ): Frühestmöglicher Startzeitpunkt eines Vorgangs
- Frühester Endzeitpunkt (FEZ): FAZ + Dauer des Vorgangs
- Spätester Anfangszeitpunkt (SAZ): Spätestmöglicher Start, ohne das Projektende zu gefährden
- Spätester Endzeitpunkt (SEZ): Spätestmögliches Ende des Vorgangs
- Gesamtpuffer (GP): SAZ − FAZ (Zeit, um die ein Vorgang verzögert werden kann, ohne das Projektende zu gefährden)
- Freier Puffer (FP): Frühmaterial des Nachfolgers − FEZ des Vorgangs (Zeit, ohne den Nachfolger zu beeinflussen)
Der kritische Pfad
Der kritische Pfad ist die längste Folge von Vorgängen im Netzplan – also die Kette, die die Mindestdauer des gesamten Projekts bestimmt. Alle Vorgänge auf dem kritischen Pfad haben einen Gesamtpuffer von 0. Das bedeutet: Verzögert sich auch nur ein einziger Vorgang auf diesem Pfad, verzögert sich das gesamte Projekt.
Rechenweg in der Prüfung
- Vorwärtsrechnung: FAZ und FEZ für alle Vorgänge von links nach rechts berechnen
- Rückwärtsrechnung: SEZ und SAZ für alle Vorgänge von rechts nach links berechnen
- Puffer berechnen: GP = SAZ − FAZ
- Kritischen Pfad markieren: Alle Vorgänge mit GP = 0
| 💡 Prüfungstipp Netzplantechnik: Zeige deinen Rechenweg immer vollständig! Auch wenn das Endergebnis falsch ist, können die Zwischenschritte noch Teilpunkte bringen. Trage FAZ, FEZ, SAZ, SEZ und GP für jeden Vorgang sauber in die Netzplanfelder ein. |
6. Bedarfsanalyse & Angebotsprozess
Bevor ein IT-Projekt oder eine Beschaffungsmaßnahme startet, steht die Frage: Was brauchen wir eigentlich genau – und woher bekommen wir es am besten? Das ist der Kern der Bedarfsanalyse und des Angebotsprozesses.
Make-or-Buy-Entscheidung
Eine der ersten und wichtigsten Entscheidungen in IT-Projekten: Entwickeln wir die Lösung selbst (Make) oder kaufen wir sie ein (Buy)?
| 🔧 Make (Eigenentwicklung) • Individuelle Lösung, exakt auf eigene Bedürfnisse zugeschnitten • Volle Kontrolle über Funktionen und Weiterentwicklung • Höhere Entwicklungskosten und längere Vorlaufzeit • Eigenes Know-how bleibt im Unternehmen | 🛍️ Buy (Einkauf / Standardsoftware) • Schnellere Verfügbarkeit durch fertige Lösungen • Geringere Anfangskosten, aber laufende Lizenzgebühren • Weniger Flexibilität bei speziellen Anforderungen • Abhängigkeit vom Hersteller (Vendor Lock-in) |
Lastenheft und Pflichtenheft
Diese beiden Dokumente sind das Fundament jeder IT-Beschaffung oder Eigenentwicklung – und die IHK fragt sie regelmäßig ab:
| Lastenheft (erstellt vom Auftraggeber) Das Lastenheft beschreibt, WAS das System leisten soll – aus Sicht des Kunden. Es enthält alle Anforderungen, gewünschten Funktionen und Rahmenbedingungen, ohne auf technische Umsetzungsdetails einzugehen. Merkregel: Lastenheft = Last des Kunden. |
| Pflichtenheft (erstellt vom Auftragnehmer) Das Pflichtenheft beschreibt, WIE die Anforderungen technisch umgesetzt werden. Es ist die Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft und bildet die verbindliche Grundlage für die Entwicklung. Merkregel: Pflichtenheft = Pflichten des Entwicklers. |
Fazit: Das sind deine Prüfungs-Highlights
Wenn du diese Themen sicher beherrschst, bist du für den kaufmännischen Teil der IT-Abschlussprüfung gut aufgestellt:
- Projektmanagement: Wasserfallmodell vs. Scrum – Merkmale und wann welches Modell passt
- Machbarkeits- und Umfeldanalyse: Technische, wirtschaftliche, rechtliche und soziale Dimension
- Projekt-Vokabular: Stakeholder, Meilenstein, Change Request, Lessons Learned
- Risikoanalyse: Risiko → Auswirkung → Gegenmaßnahme
- Netzplantechnik: FAZ, FEZ, SAZ, SEZ, Puffer, kritischer Pfad – und rechnen, rechnen, rechnen
- Bedarfsanalyse: Make-or-Buy, Lastenheft vs. Pflichtenheft, Angebotsvergleich